Cotswold Bölge Konseyi, yerel plan danışmasını iyileştirmek için yeni dijital araçları test etmek amacıyla bir pilot proje gerçekleştirdi.
Planlama Zorluğu
Konsey, karbon azaltımına odaklanan yerel planının kısmi bir güncellemesini hazırlıyordu. Büyük miktarda teknik bilgiyi erişilebilir ve ilgi çekici bir formatta sunmanın bir yoluna ihtiyaç duyuyordu.
Cotswold şunları hedefliyordu:
- Katılımı artırmak ve yetersiz temsil edilen gruplara ulaşmak
- Karmaşık planlama bilgilerini daha net ve kolay gezilebilir hale getirmek
- Memurların yanıtları işleme harcadığı süreyi azaltmak
- Eski bir danışma sistemini değiştirmek ve lisans maliyetlerini düşürmek
Yaptıkları
Konsey, tüm yerel plan materyallerini bir araya getirmek için yeni bir çevrimiçi danışma merkezi oluşturdu. Ekip, danışmayı erişilebilir ve ilgi çekici kılmak için şunları yaptı:
- Sakinlerin danışmayı tanıyabilmesi için net bir görsel kimlik geliştirdi
- Danışmayı, her biri sade dilde tek sayfalık özetler içeren 18 temalı konuya ayırdı
- Geliştirme senaryolarını açıklamak için kısa videolar ve bir animasyon hazırladı
- Sakinlerin bireysel alanlara yorum yapabilmesi için etkileşimli haritalar oluşturdu
- Belgeleri çevrimiçi, konsey ofislerinde ve yerel kütüphanelerde yayınladı
- Genç sakinler için daha kısa sorular içeren bir bölüm oluşturdu
- Demografik verileri gerçek zamanlı olarak izledi ve yetersiz temsil edilen grupları hedefledi
- Danışmayı, bölge genelinde posta kartı dağıtımı, posterler, sosyal medya reklamları, halk etkinlikleri ve e-posta güncellemeleriyle tanıttı
Ekip ayrıca danışma devam ederken merkezi uyarladı. Örneğin, erken geri bildirimlerin yanıtlamayı kolaylaştıracağını gösterdiği için kasaba ve mahalle konseyleri için özel bir alan ekledi.
Sonuçlar ve Etki
Danışma, öncekilere göre önemli ölçüde daha iyi performans gösterdi.
Şu sonuçlara yol açtı:
- 755 katılımcı, yaklaşık 2.900 temsil oluşturdu
- Yanıtların %81'i çevrimiçi gönderildi (önceki oran %28'di)
- Memurların yanıtları giriş veya kategorilere ayırma harcadığı sürede %40 azalma
- Yerel plan posta listesine abone olanlarda %29 artış
- Kimlerin katıldığını ve katılmadığını gösteren gelişmiş demografik içgörü
- Katılımcılardan, merkezin kullanımının daha kolay olduğuna dair bazı olumlu geri bildirimler
Pilot ayrıca, bazı profesyonel paydaşların e-posta veya yazılı başvuruları tercih etmeye devam etmesine rağmen, dijital araçların daha geniş katılımı desteklediğini doğruladı.
Öğrendikleri
Konsey şunları tespit etti:
- Tek sayfalık özetler, karmaşık konularla etkileşimi teşvik etti
- Platformu daha erken anlamak, yeniden işlemeyi azaltırdı
- Erişilebilir içerik, videolar ve haritaların hazırlanması beklenenden daha uzun sürdü
- Mobil erişimin başlangıçta daha fazla dikkate alınması gerekiyordu
- Gerçek zamanlı veriler, ekibin yetersiz temsil edilen grupları hedeflemesine yardımcı oldu
- İletişim, dijital, BT ve tedarik ekiplerinin dahil edilmesi, daha hızlı kararlar alınmasını destekledi
Bilgi hacmi hala bazı sakinler için zorlayıcıydı. Genç sakinler, hedefli erişime rağmen yetersiz temsil edilmeye devam etti.
– Cotswold Bölge Konseyi
Gelecek Planları
Konsey, yerel planın gelecek aşamalarında modern danışma platformlarını kullanmaya devam etmeyi ve bilginin nasıl sunulacağını iyileştirmek için öğrendiklerini uygulamayı planlıyor. Daha büyük danışmaların yapısını, bilgi yükünü azaltmak, alan bazlı katılım için mekansal ve etkileşimli haritalamadan daha fazla yararlanmak ve genç sakinler arasında katılımı artırmak için iyileştirmeyi planlıyor. Konsey ayrıca, bu platformları diğer hizmet alanlarında dijital katılımı desteklemek için kullanma potansiyeli görüyor.
