West Oxfordshire Bölge Konseyi ve Cotswold Bölge Konseyi, yeni yerel planları için geliştirme sahaları hakkında bilgi toplama, değerlendirme ve yayınlama sürecini hızlandırmak ve kolaylaştırmak amacıyla dijital araçları test etti.

Sonuç: Saha bilgilerini dijitalleştirme, değerlendirme ve yayınlama süresinde %90'a varan azalma sağlandı. Değerlendirme süresi yaklaşık 10 haftadan 1 haftaya düştü. Kullanılan teknolojiler: Saha başvuruları ve katılım için Go Vocal topluluk katılım platformu ile sahaları değerlendirmek ve harita üzerinde görüntülemek için LANDCLAN platformu.

Planlama Zorluğu

West Oxfordshire ve Cotswold, yeni yerel planlarını hazırlarken saha başvurularını yönetme ve değerlendirme sürecini iyileştirmek istedi. Her iki konsey de yakın zamanda bir saha çağrısı ve erken plan istişareleri gerçekleştirdi. Bu, yüksek hacimli saha başvurusu oluşturdu. Katılım memnuniyetle karşılanmakla birlikte, veri işleme, saha sınırlarını çizme ve sahaları zamanında ve tutarlı bir şekilde değerlendirme konusunda zorluklar yarattı.

Konseyler şunları hedefledi: Saha başvurularını tutarlı bir dijital formatta almak, memurların saha sınırlarını dijitalleştirmek için harcadığı zamanı azaltmak, profesyonel yargının yanı sıra daha iyi dijital analizle saha değerlendirmesini desteklemek ve saha bilgilerini daha erken ve daha erişilebilir bir formatta yayınlamak.

Yapılan Çalışmalar

West Oxfordshire ve Cotswold, plan yapımı sırasında sahaların sunulması, değerlendirilmesi ve yayınlanmasını iyileştirmek için bir dizi dijital araç test etti. Pilot, erken, kaynak yoğun görevlere harcanan zamanı azaltmaya odaklandı. Bu, saha sınırlarının dijitalleştirilmesi, masa başı değerlendirme ve yayın için saha bilgilerinin hazırlanmasını içeriyordu.

Saha Başvurusu ve Kaydının İyileştirilmesi

Konseyler, saha başvurusu ve kaydını memur zamanının büyük bir kaynağı olarak belirledi. Tedarikçileriyle yapılan çalıştaylar aracılığıyla, farklı paydaş türlerinin sahaları farklı şekillerde sunduğunu buldular. Halkın GIS (coğrafi bilgi sistemi) verilerine sahip olma olasılığı daha düşükken, planlama acenteleri ve geliştiriciler genellikle halihazırda dijitalleştirilmiş saha sınırlarına sahipti. Bunu ele almak için konseyler, dijital danışma platformları Go Vocal'da yanıt verenlerin etkileşimli bir harita üzerinde doğrudan saha sınırları çizmesine, mekansal veri dosyaları yüklemesine ve yapılandırılmış çevrimiçi formlar aracılığıyla saha bilgisi göndermesine olanak tanıyan iyileştirmeler test etti. Bu değişiklikler, saha sınırlarının ve öznitelik verilerinin başvuru anında dijital olarak yakalanması anlamına geliyordu. Bu, memurların değerlendirme başlamadan önce saha sınırlarını manuel olarak dijitalleştirme ihtiyacını azalttı.

Dijital Saha Değerlendirmesinin Desteklenmesi

Konseyler saha sınırlarını dijital olarak yakaladıktan sonra, masa başı saha değerlendirmesini desteklemek için LANDCLAN coğrafi araçlarını test etti. Bu araçları kullanarak memurlar, sunulan sahaları çevresel, sosyal ve politika veri kümeleriyle birlikte görüntüleyebilir, sahaları etkileyen temel kısıtlamaları belirleyebilir, değerlendirmeyi desteklemek için bireysel saha özetleri oluşturabilir ve daha fazla değerlendirme için sahaları filtreleyip kısa listeye alabilir. Pilot uygulamadan önce, birden fazla memur genellikle farklı araçlar ve veri kümeleri kullanarak masa başı saha değerlendirmesi yapıyordu. Pilot sırasında, tek bir memur bir dijital değerlendirme aracı kullanarak sahaları yükleyebilir, değerlendirmeleri çalıştırabilir ve saha özetleri oluşturabilirdi. Tutarlı bir veri kümesi ve değerlendirme arayüzü kullanmak, memurların sahaları aynı şekilde değerlendirmesini sağlamaya yardımcı oldu. Bu, değişkenliği azalttı ve değerlendirme çıktılarının tutarlılığını iyileştirdi.

Memur İncelemesi ve Profesyonel Yargı

Pilot boyunca, planlama memurları saha bilgilerini ve değerlendirme çıktılarını inceledi. Memurlar, değerlendirmeyi desteklemek için dijital araçları kullandı, ancak bunların yerine geçmedi. Profesyonel yargı, kısıtlamaları yorumlamak, saha bağlamını anlamak ve hangi sahaların ileriye götürülmesi gerektiğine karar vermek için gerekli olmaya devam etti.

Sonuçlar ve Etki

Bir bakışta: Saha sınırlarını dijitalleştirmek için harcanan sürede %86 azalma, saha değerlendirme süresi yaklaşık 10 haftadan 1 haftaya düştü, saha bilgileri yaklaşık 20 hafta sonra değil, hemen yayınlandı.

Saha Dijitalleştirme Süresinin Azaltılması

Pilot uygulamadan önce, memurlar çeşitli formatlarda sunulan saha sınırlarını manuel olarak dijitalleştiriyordu. Yanıt verenlerin doğrudan etkileşimli bir harita üzerinde saha çizmesine veya mekansal dosyalar yüklemesine izin vererek, konseyler saha sınırlarını dijitalleştirmek için harcanan süreyi %86 azalttı. Bu, memurların saha başvurusundan değerlendirmeye daha hızlı geçmesini sağladı.

Saha Değerlendirme Süresinin Azaltılması

Go Vocal ve LANDCLAN kullanarak sahaları ilgili veri kümeleriyle birlikte görüntüleyerek ve saha özetleri oluşturarak, konseyler masa başı saha değerlendirme süresini yaklaşık 10 haftadan 1 haftaya düşürdü. Bu azalma, veri toplama, ilk analiz ve değerlendirme çıktılarının hazırlanması gibi görevlerde kazanılan zamanı yansıtıyordu. Profesyonel yargı ve saha ziyaretleri gerektiğinde devam etti.

Saha Bilgilerinin Daha Erken Yayınlanması

Daha önce, konseyler tipik olarak saha bilgilerini değerlendirme çalışması tamamlandıktan sonra, sürecin yaklaşık 20. haftasında yayınlıyordu. Pilot sırasında, memurlar dijital haritalar kullanarak saha sınırlarını ve kısıtlama bilgilerini hemen yayınlayabildi. Bu, memurların saha bilgilerini daha erken paylaşmasına ve değerlendirme ilerledikçe güncellemesine olanak tanıdı; sürecin sonunda tek bir statik çıktı olarak yayınlamak yerine.

Öğrenilenler

West Oxfordshire ve Cotswold şunları buldu: Sürecin başında saha başvurusunu iyileştirmek genel olarak en fazla zaman kazandırdı; saha sınırlarını dijital olarak yakalamak sürecin ilerleyen aşamalarındaki gecikmeleri azaltmaya yardımcı oldu; saha bilgilerinin tutarlı bir dijital formatta olması değerlendirmeyi daha hızlı ve tekrarlanabilir hale getirdi; dijital saha özetleri memurların çok sayıda sahayı daha verimli değerlendirmesine yardımcı oldu; saha bilgilerini daha erken yayınlamak, değerlendirmeyi tek bir doğrusal süreçten daha yinelemeli bir sürece taşımaya yardımcı oldu. Pilot ayrıca, dijital araçların profesyonel yargının yerini almak yerine onu desteklediğinde en iyi şekilde çalıştığını gösterdi.

Proptech finansmanı, yerel plan yapımının çok önemli bir yönü olan saha değerlendirme çalışmalarına yaklaşımımızı tamamen dönüştürmemize izin verdi.

West Oxfordshire ve Cotswold Bölgesi gibi geniş kırsal alanlarda, değerlendirme için çok büyük miktarda saha sunuluyor ve bunların gelişime uygunluğunu değerlendirmek daha önce çok emek yoğun bir işti. Tedarikçilerimizle çalışarak, yalnızca değerlendirme çıktılarımızın kalitesini iyileştirmekle kalmayıp, aynı zamanda süreçten büyük miktarda zaman kazandıran, aynı zamanda paydaşlarımızla şeffaflığı ve katılımı artıran yeni süreçler uygulamaya koyabildik.

Chris Hargraves, Planlama Başkanı, West Oxfordshire Bölge Konseyi