East Herts Bölge Konseyi, yerel plan çalışmalarını desteklemek amacıyla bir dijital çağrı sistemi denedi. Bu pilot uygulama, PropTech İnovasyon Fonu 4. tur kapsamında (2024) gerçekleştirildi.
Planlama Zorluğu
Konsey, plan yapım sürecinde saha çağrılarını daha verimli hale getirmek istiyordu. Hedefler arasında, memurların saha çizimi ve temel veri toplama süresini azaltmak, her saha için sunulan bilgileri standartlaştırmak, saha sınırlarını ve verilerini doğrudan CBS'ye (Coğrafi Bilgi Sistemi) aktarmak, kısıtlamalar ve erişilebilirlikle ilgili erken kontrolleri otomatikleştirmek ve çok sayıda başvuruyu daha verimli yönetip analiz etmek yer alıyordu. Daha önce bu işler manuel olarak yapılıyor, memurlar sahaları elle çiziyor, birden fazla veri kaynağını kontrol ediyor ve bilgileri doğrulamak için erken saha ziyaretleri gerçekleştiriyordu.
Yapılan Çalışma
Konsey, Cadcorp ile birlikte, kullanıcıların sahaları doğrudan konseyin CBS'sine göndermesine olanak tanıyan dijital bir kamu çağrı portalı geliştirdi. Portal sayesinde kullanıcılar, harita üzerinde saha sınırlarını çizebiliyor, mevcut arazi parsellerini seçebiliyor veya mekansal dosyalar yükleyebiliyor; yapılandırılmış bir çevrimiçi form aracılığıyla saha bilgilerini gönderebiliyor ve başvurularıyla ilgili mekansal verileri görüntüleyebiliyordu. Araç, her başvuruyu merkezi bir veritabanında depoluyor ve planlama kısıtlamaları, hizmetler ve tesisler dahil olmak üzere mevcut CBS katmanlarına otomatik olarak bağlıyordu. Ayrıca, sunulan tüm sahaları gösteren CBS katmanları, dahili ve kamu kullanımı için bireysel saha özet raporları ve sahaların sayısını, konumunu ve özelliklerini gösteren bir özet görünümü oluşturuyordu.
Sonuçlar ve Etki
Pilot uygulama sonucunda yaklaşık 290 saha başvurusu alındı ve başvuruların %100'ü dijital olarak kaydedildi. Başvuruların %95,9'u doğrudan çevrimiçi portal üzerinden yapıldı. Erken tanımlama ve değerlendirme görevlerinde saha başına yaklaşık 10 saat tasarruf sağlandı. Pilot öncesinde memurlar, saha başına yaklaşık 15 saat harcarken, pilot sırasında bu süre 6 saatin altına düştü. Bu azalma, esas olarak otomatik saha tanımlama, sahaların doğrudan CBS'ye çizilmesi ve temel verilerin otomatik olarak toplanmasından kaynaklandı. Profesyonel yargı hala gerekliydi ancak saha ziyaretleri sürecin ilerleyen aşamalarında ve daha hedefli bir şekilde yapılabildi.
Öğrenilen Dersler
Konsey, erken görevlerin otomatikleştirilmesinin en büyük zaman tasarrufunu sağladığını, güvenilir CBS verilerinin erken saha ziyareti ihtiyacını azalttığını, veri giriş formlarının daha iyi tasarlanmasının veri kalitesini artıracağını ve çıktıların nasıl kullanılacağını planlamanın veri toplamak kadar önemli olduğunu tespit etti. Pilot ayrıca planlama politikası, CBS ve dijital ekipler arasında daha yakın işbirliğini destekledi.
Gelecek Planları
East Herts, aracı gelecekteki saha çağrılarında kullanmaya ve toplanan verileri plan yapımını desteklemek için kullanmaya devam etmeyi planlıyor. Tedarikçi, ürünü daha geniş kullanım için geliştirmeye devam ediyor.
